Uma brecha nos controles internos e na segurança das informações pode causar grandes dores de cabeça para empresas de todos os portes. De acordo com a Pesquisa Global sobre Fraudes e Crimes Econômicos 2020, da PwC, 43% dos incidentes que causaram prejuízos acima de US$ 100 milhões foram cometidos por pessoas de dentro das empresas. Nessas horas, você talvez se pergunte: como descobrir se o meu funcionário está me roubando? Se essa dúvida está tirando seu sono, não deixe de ler este artigo.
Os riscos do “novo normal”
Já vimos aqui que a fraude na empresa é um delito bastante comum e que costuma piorar em tempos de crise. Por causa da pandemia de Covid-19, muitos empresários tiveram que adaptar rapidamente as condições de trabalho à nova realidade, o que pode ter deixado a segurança dos negócios ainda mais vulnerável a fraudes.
Mudanças repentinas, como novas ferramentas de videoconferência e acesso remoto a documentos de trabalho podem facilitar não somente a ação de ataques externos, mas também de fraudadores internos. Um funcionário que já tivesse intenções de roubar – ou pior, já estivesse cometendo fraudes – pode encontrar nas mudanças de última hora uma aliada perfeita para continuar e até mesmo aprimorar seus planos.
Confiança não é um controle interno
A fraude interna pode afetar todos os tipos de empresa – multinacionais, públicas, mistas ou privadas, sociedade anônimas, cooperativas, negócios familiares etc. No entanto, os donos de pequenos negócios tendem a ser ainda mais prejudicados, já que nem sempre têm estrutura adequada de prevenção.
Especialistas em segurança são unânimes em dizer que as fraudes dentro da empresa são quase sempre causadas por pessoas consideradas de confiança, muitas vezes funcionários experientes, a quem foi delegado relativo poder, autonomia ou um número grande de funções importantes dentro da organização. Justamente por isso, os prejuízos financeiros relacionados à fraude são acompanhados de uma forte decepção.
Atenção às brechas
Não é incomum que os donos de empresa só percebam a fraude depois que ela esteja acontecendo há um bom tempo, ou depois de ser denunciada por terceiros. Nesse intervalo, o desfalque financeiro pode ter sido grande. Por isso, fique de olho nos seguintes fatores dentro da sua empresa:
- Falha no monitoramento: o fraudador costuma testar os controles internos da empresa antes de cometer o delito. Se ele notar que os controles são fracos, não perderá a oportunidade;
- Desinteresse gerencial: se o indivíduo percebe que os gestores da área ou da empresa são ausentes, as chances de que ele roube sem ser descoberto são maiores;
- Reincidência: quando percebe que o delito não teve consequências, a pessoa muito provavelmente irá praticar a fraude de novo;
- Trabalho em equipe: os esquemas de fraude costumam ter mais de um responsável, seja ativa ou passivamente. Se você desconfia de algum funcionário, fique atento, pois ele pode ter possíveis “parceiros de crime”.
O que NÃO fazer ao perceber algo estranho
Você desconfia que algum funcionário, fornecedor ou parceiro esteja fraudando sua empresa e quer tomar providências? Antes de tudo, mantenha a calma e seja cauteloso! Qualquer decisão tomada no calor das emoções ou de maneira improvisada pode causar ainda mais problemas para você e seus negócios. Por isso, evite tomar as seguintes atitudes:
- Acusar ou demitir um funcionário sem provas: você corre o risco de desligar pessoas inocentes, prejudicar a investigação e até mesmo sofrer processos trabalhistas;
- Não manter sigilo: evite divulgar suas desconfianças. Se a notícia espalhar, o fraudador pode se dar conta de que está sendo investigado e assim ocultar ou destruir provas;
- Adotar métodos de investigação considerados ilegais: toda investigação deve respeitar as leis vigentes, portanto, cuidado com procedimentos como escuta eletrônica ou acesso a e-mail e celular pessoais, pois podem te causar problemas jurídicos;
- Delegar a investigação a amadores: uma pessoa inexperiente pode colocar toda a investigação a perder, além de diminuir ou anular as chances de a empresa recuperar bens e valores perdidos.
Experiência profissional é a chave para desvendar roubos
Neste momento, você pode estar se perguntando: “Ok, já sei que existem brechas na empresa e também sei como não agir. Mas como descobrir se o meu funcionário está me roubando de fato?”.
Fraudes não encobertas – aquelas em que o autor não se dá o trabalho de mascarar, porque acha que o controle da empresa é muito fraco − costumam ser reveladas com uma simples investigação. Por isso, reserve um tempo todo mês para revisar extratos bancários, relatórios de pagamento e checar se existe alguma discrepância. Verifique também se os depósitos em sua conta bancária correspondem à receita da empresa.
Já uma fraude que tenha sido encoberta, ou seja, em que o autor se preocupou em alterar ou ocultar registros, requer experiência e habilidade para ser desvendada.
Em muitos casos, o fraudador não é exatamente uma pessoa discreta, portanto, logo aparece ostentando bens materiais que até então não tinha, como eletrônicos de última geração, relógios ou roupas de grife, carro importado etc. Mas lembre-se: embora possa ser um sinal, isso ainda não é uma prova de fraude.
Para desvendar um roubo dentro da empresa sem causar maiores crises à reputação dos negócios ou ainda mais estresse emocional, você não precisa de altíssimos investimentos em tecnologia. O que você necessita são profissionais experientes e recursos adequados para conduzir a investigação da maneira mais ágil e sigilosa possível.
Um detetive particular é capaz de monitorar todos os processos e pessoas que trabalham para ou com a empresa, empregando métodos legais e a mais absoluta discrição para apurar casos de fraudes, más condutas, irregularidades e espionagem.
Se você desconfia de roubo dentro da empresa, não arrisque: entre em contato conosco, tire suas dúvidas e saiba como podemos oferecer todo o suporte necessário para proteger o seu negócio.
