“Estudantes levam calote e ficam sem festa de formatura”. “Empresa dá calote e formatura é cancelada no dia da festa”. “Polícia investiga suspeita de calote em festa de formatura”. Infelizmente, notícias como essas são frequentes entre os meses de dezembro e março, quando ocorrem a maior parte das festas de formatura. Um acontecimento bastante desagradável para os jovens que se formam e esperam, ansiosamente, pela comemoração de encerramento. De 2020 par cá, a situação agravou-se ainda mais com a chegada da pandemia de Covid-19. As festas tiveram de ser adiadas ou canceladas, o que gerou diversos contratempos: datas e profissionais indisponíveis, empresas que não querem devolver o dinheiro, discussões entre formandos e comissão de formatura, etc. Se você teme que algo parecido possa acontecer com a sua turma e quer saber como evitar calote de empresa de formatura, continue a leitura que a gente te explica.
Primeiro passo: formar uma comissão
As festas de formatura, dos cursos de graduação, envolvem muitas despesas e muitos arranjos, por isso, o ideal é que os formandos comecem a organizá-la, no máximo, no segundo ano de faculdade. Para isso, criar uma comissão de formatura com pessoas dispostas e confiáveis é fundamental. Em geral, as comissões contam com os seguintes cargos:
Presidente: responsável por liderar a comissão e tomar as decisões finais;
Vice-presidente: ajuda nas tomadas de decisões e substitui o presidente, caso ele não esteja presente;
Tesoureiro: é o responsável por cuidar do dinheiro, cobrar as mensalidades e controlar o caixa;
Secretário: responsável por agendar reuniões, preparar atas e fazer os registros das decisões tomadas.
A comissão deve organizar reuniões, periodicamente, com os formandos para decisões importantes e para prestar contas. A turma não deve hesitar em substituir um membro da comissão que esteja causando preocupações ou problemas. A criação de um estatuto, registrado em cartório, pode parecer formalidade demais, mas ajuda muito no gerenciamento de riscos, principalmente, a evitar calote de empresa de formatura.
Escolha da empresa: precaução nunca é demais
Essa talvez seja a decisão mais importante da comissão de formatura. Como vimos no começo da matéria, uma empresa mal-intencionada pode acabar com o sonho de muitos formandos. Assim, antes de tomar qualquer decisão, alguns pontos devem ser considerados:
- Faça uma pesquisa informal com pessoas que já se graduaram, assim já é possível “filtrar” o nome de algumas empresas que realizaram festas com sucesso;
- Com algumas indicações em mãos, é hora de bancar o detetive e pesquisar tudo o que for possível: acesse sites de reclamações, redes sociais, grupos de formandos. Verificar a reputação da empresa em eventos anteriores é um passo importante para não ser pego de surpresa depois.
- Verifique o CNPJ da empresa e busque certidões negativas do Procon, para garantir que ela não esteja irregular ou comprometida financeiramente. Há muitos casos de empresas que pedem falência e deixam os formandos “a ver navios”, sem festa ou devolução do dinheiro investido.
- Ao entrar em contato com a empresa, peça um portfólio, para conferir quais trabalhos já foram feitos.
- Muita atenção às cláusulas do contrato. Garanta que constem ao menos: descrição dos serviços; prazos; preços; formas de pagamento; obrigações das partes; penalidades. É interessante garantir em contrato, também, que o dinheiro proveniente da comissão de formatura seja direcionado unicamente à colação ou festa daquela turma, e não para os demais gastos da empresa.
- A comissão deve acompanhar os preparativos da festa semanas antes e, principalmente, na véspera da festa para garantir que tudo está seguindo o planejamento.
A Covid-19 interrompeu os planos. E agora?
A pandemia causou inúmeros problemas na rotina dos brasileiros e se tornou uma grande dor de cabeça para as futuras turmas de formandos. É recomendável que a comissão de formatura faça uma reunião virtual com todos para que decidam, juntos, o que fazer.
Em caso de adiamento ou cancelamento do evento, a comissão deve entrar em contato com a empresa organizadora do evento e tentar um acordo amigável. É uma situação complicada, porque muitas vezes, a empresa já investiu na contratação de fornecedores, equipamentos etc. Ao mesmo tempo, os formandos não podem ficar sem festa e sem o retorno do dinheiro que investiram. Se for preciso, acione o Procon.
Já existe, inclusive, registros de impasses como esse que tiveram de ser resolvidos no tribunal, com decisão favorável aos formandos. Então, se a sua turma ainda está em fase de contratação de empresa para uma futura graduação, assegure-se de que o contrato terá uma cláusula prevendo o que fazer em situações de emergência social.
Como tudo na vida, não existe 100% de garantia para evitar calote de empresa de formatura. Em casos de sumiço dos responsáveis pela agência de eventos, uma investigação particular pode ser a solução. De qualquer maneira, as dicas acima já ajudam – e muito – que a sua turma da faculdade realize a festa dos sonhos.
Você já viveu alguma história peculiar ou complicada durante o planejamento de alguma festa? Conte para a gente nos comentários.
